«Электронная школа»: Инновации со школьной скамьи
Алексей Никулин, Христина Трусова
С 2013 г. в школах Пензы стартовал пилотный проект «Электронная школа». Он представляет собой автоматизированную безналичную систему оплаты, учёта и организации питания учащихся школ. Система позволяет упростить процесс обслуживания в школьной столовой и вести автоматизированный учёт целевого расходования, как родительских, так и бюджетных средств, выделяемых на питание школьников.
О преимуществах всех нововведений и о том, как ими пользоваться, рассказал заместитель генерального директора по развитию, руководитель проекта «Электронная школа» Алексей Никулин.
Как возникла идея создать электронную школу?
-Идея создания родилась из анализа сложившейся ситуации в области оказания питания в школах города Пензы.
Во первых, такая ситуация, когда преподаватель собирает день с родителей за питание и передает их в комбинат питания, не имеет под собой никакой юридической основы, это не свойственная, нигде не прописанная, функция преподавателя. В школе нет условий для приема денежных средств (отсутствие оборудованной кассы, не выдаются чеки и т.д.), а сам факт подобного наличного оборота денежных средств оставляет широкие возможности для их нецелевого использования.
Во вторых, передавая наличные денежные средства ребенку на питание, родители фактически не могли проконтролировать действительно ли они были истрачены по назначению, а не на покупку чипсов и т.д. Родители не имели возможности в любой момент узнать: «что вчера кушал мой ребенок?».
В третьих, у школы и управления образования фактически отсутствовали средства объективного автоматизированного контроля за количеством питающихся, количеством льготных приемов пищи, качеством питания.Исходя из этих причин было принято решение о создании специализированной информационной системы «Электронная школа».
Сегодня система позволяет школе и Управлению образованию фактически в реальном времени иметь всю информацию о оказываемом питании в школе, контролировать использование бюджетных средств, выделенных на льготное питание школьников, контролировать качество оказываемого питания. Плюс школьной карты в том, что дети не могут потратить деньги на что-то еще, кроме питания или проезда в муниципальном транспорте.
Также родители получили возможность осуществляют контроль за балансом своего счета, за тем как расходуются денежные средства с карты, за качеством питания, за составом меню приема пищи, который получил школьник, а так же то, что он покупал в буфете. При желании родитель может ограничить расходы, указать лимит, сколько ребенок может истратить в буфете, например, в день потратить не больше 50 рублей.
Комплексное питание школьники получают организованно, отвечает за это, как и до внедрения системы, классный руководитель. Он за день делает предзаказ, например, завтра будут есть 10 человек: через инфомат учитель отправляет информацию в комбинат школьного питания. В случае необходимости у классного руководителя есть возможность внести изменения в предзаказ, если ребенок неожиданно заболел.
В день приема пищи классный руководитель своей картой подтверждает факт питания только тех школьников кто пришел кушать и только потом происходит списание денежных средств с их лицевых счетов. Карты, выдаваемые школьникам и преподавателям, персонифицированы и воспользоваться денежными средствами на карте можно только в столовой. Если раньше деньги у ребенка могли отнять, сейчас это исключено, ребенок приходит с картой в буфет, и сотрудник столовой на экране кассового терминала видит его имя, фамилия, фото.
Первоначальная выдача карты школьникам и преподавателям осуществляется бесплатно. В случае утери, карта родитель должен обратиться в школу или к оператору системы МУП «АРЦИС» с заявлением. Выпуск новой карты на замену происходит от 15 мину, при обращении в МУП «АРЦИС» до 3х дней, при обращении в школу. При пополнение лицевых счетов карты родителей и преподавателей в терминалах установленных в школах и в точках приема платежей банка «Кузнецкий» не взимается какая либо комиссия, т.е. например при пополнении 100 наличных рублей система перечислит на ваш лицевой счет полностью 100 рублей.
Когда вы только внедряли этот проект, столкнулись ли вы с какими-то сложностями, обычно все новое воспринимается негативно.
-Сложности были. Автоматизация любых бизнес процессов на первых этапах часто сопровождается негативным восприятием со сто стороны участников этих процессов это связано с появлением новых инструментов, упорядочиванием обязанностей и т.д. Например так было когда повсеместно внедрялась автоматизация бухгалтерии в организациях, «старые» бухгалтера были главными противниками данного нововведения, а теперь уже сложно представить управление финансами организации без компьютера.
Что касается непосредственно проекта «Электронная школа», компаниям, которые оказывают услуги питания, естественно, не совсем понравилась такая система, позволяющая фактически осуществлять усиленный контроль со стороны заказчика за качеством оказываемых услуг. Однако при этом, система так же дает комбинатам школьного питания возможность снизить издержки, за счет отсутствия расходов на инкассацию наличных денежных средств, усилить контроль за возможными махинациями недобросовестных сотрудников в столовых, поднять учет на новый уровень.
Опасения, что на преподавателей лягут дополнительные функции при эксплуатации системы и они будут затрачивать дополнительное время, быстро развеялись т.к. после прохождения обучения преподаватели по статистике тратят на функции по обеспечению питания школьников не более 10 минут в день. И большим плюсом является то, что система автоматически формирует все необходимые отчеты, как для школы, так и для Управления образования - вывод: система облегчает работу.
Непонимание со стороны родителей быстро развивается, когда они узнают о доступных для них возможностях, в любое время, с любого устройства с доступом в Интернет, они могут получить доступ к своему личному кабинету со всей необходимой информацией по лицевому счету ребенка, и могут проверить, чем питается ребенок и сколько он потратил денег или т.д.. Школьники быстро привыкают использовать карту, оплачивая покупки в буфете. Использование карты школьника дает детям необходимые базовые навыки, и приучает к ответственности – все это пригодятся им в будущей взрослой жизни.
Перед внедрением системы в каждой школе, обязательно проводится собрание с участием представителей нашей компании, компании, являющейся оператором системы, мы рассказывает для чего нужна система, о ее преимуществах, отвечаем на все, возникшие вопросы. По результатам в образовательном учреждении проводится голосование по вопросу присоединения школы к проекту «Электронная школа». На основании голосования школа присоединяется к проекту.
Следует так же отметить, за весь период проект «Электронная школа» неоднократно подвергался проверке на соответствие требованиям законодательства, различными контролирующими органами и успешно их прошел.
Планируете новые проекты помимо питания?
-В карту школьника, которая используется в проекте «Электронная школа», сразу на этапе планирования заложены возможности по интеграции или другими словами по расширению. Например, помимо питания на карту могут записываться различные приложения, а при выдаче школьнику на ней уже есть «транспортное приложение» т.е. картой можно оплачивать проезд в муниципальном транспорте города Пензы. В дальнейшем возможности карты будут расширятся и в сторону приложений лояльности, библиотечного приложения и т.д.
Сейчас в 30 школах система введена в промышленную эксплуатацию и в 8 в тестовую. Когда охватите все школы Пензы, планируете ли выходить на соседние регионы?
-Да, конечно, в планах есть продвижение в другие регионы, и такая работа уже ведется. Следует еще раз отметить уникальность проекта «Электронная школа», внедряемого в Пензе. Для родителей и для бюджета города система абсолютно бесплатная. В других регионах аналогичные системы обычно эксплуатируются за счет денежных средств родителей учащихся.
До конца текущего учебного года планируется подключение к «Электронной школе» всех 77 школ города Пензы.