Организация работы с поставщиками: успешная практика. Часть 1
А для развивающегося предприятия, работающего в условиях дефицита бюджета, лояльность и партнерские отношения с поставщиками – вопрос выживания и развития.
При организации и управлении отношениями с поставщиками необходимо держать фокус на эффективность. Согласитесь со мной, что каждый рубль, сэкономленный на закупках, – это рубль прибыли?! Увеличивать прибыль компании можно двумя способами: стимулируя оборот (продавать больше и больше) или снижая затраты на закупку товара/оказания услуги (тратить все меньше и меньше). Эффективно работающая компания хорошо справляется и с первой, и со второй задачей. Приведённый в таблице 1 пример иллюстрирует, что сокращение закупочных расходов на 4% приносит такой же вклад в прибыль компании, как и увеличение оборота на 20%.
Можно получить дополнительную прибыль 2000 руб. двумя путями: при сохранении закупочных цен завозить больше товаров и продавать их активнее – увеличивать продажи, или получая лучшие условия сотрудничества – что не требует дополнительных складских площадей, затрат на рекламные акции, необходимо уметь подготовиться и правильно провести переговоры по сотрудничеству.
Каждый шаг закупочного процесса в рознице – это возможность получения большей прибыли для компании (снижение издержек на закупаемый товар):
- выбор лучшего поставщика;
- получение лучших цен и отсрочки платежа;
- правильное количество товара;
- оптимальный способ транспортировки;
- минимизация потерь от бракованного товара.
Категорийный менеджмент – система управления ассортиментом, которая позволяет сформировать стратегию и тактику построения отношений с поставщиками. Цель категорийного менеджмента - максимальное удовлетворение потребностей всех целевых групп потребителей при одновременном повышении эффективности взаимодействия между производителем (поставщиком) и розничным торговцем. Категорийный менеджмент является основным инструментом увеличения прибыли. Основные задачи, решаемые с помощью внедрения категорийного менеджмента:
· оптимизация ассортимента;
· ценообразование;
· оптимизация полочного пространства;
· управление складскими запасами и заказами;
· разработка и управление планограммами;
· управление промо-активностью;
Основными интересами категорийного менеджмента являются:
· эффективное представление товара - вывод новых товаров основывается на изученных потребностях. В ассортиментный портфель компании попадают только товары, обладающие значительной ценностью для потребителя.
· эффективное продвижение товара - более эффективное исполнение стратегии продвижения, которая оказывает огромное влияние на всю цепочку поставок. С данными, которыми оперирует категорийный менеджмент, результативность акций по стимулированию спроса растет.
· эффективный ассортимент - направлен на развитие различных групп товаров и услуг, которые отвечают запросам потребителей и являются прибыльными. Цель – оптимальное использование полочного пространства торгового предприятия. Данные, снимаемые кассовыми терминалами в точках продаж, являются критически важными для формирования эффективного ассортимента, поскольку собираемые в режиме реального времени предпочтения покупателей дают основу для оценки категорий и анализа предложения в целом, а значит, и более оправданного выбора товаров и их размещения.
То, каким образом в компании организована работа по формированию ассортиментного портфеля компании, определяет стратегию деловых отношений с поставщиками. С каким поставщиком лучше работать? Правильным будет не то решение, которое принято исходя не из сиюминутной выгоды (предложили скидку, цветной каталог и бесплатное оборудование в придачу), а то, которое основывается на общей стратегии компании и понимании того, какой товар будет нужен покупателям. Поставщик – это наш ресурс в части выбора товара, а не наоборот. И строить свою закупочную политику следует не потому, что «пришел поставщик и что-то предложил», а потому, что мы нашли того, кто поставит необходимый нам товар.
Стратегия построения ассортимента определяет то, каким образом строятся отношения с поставщиками. Чтобы определить «правила игры», избежать субъективной оценки в работе с поставщиками и придать нужное компании направление развития, в компании должно быть прописано «Положение о работе с поставщиками». Этот документ регулирует все вопросы, связанные с выбором и отношениями с поставщиками, служит для оптимизации и контроля работы менеджеров по закупкам. «Положение о работе с поставщиками» регламентирует следующий круг вопросов:
· что считать стратегическим партнерством (какие отношения строятся по принципу партнерства, что мы вкладываем в это понятие, например, «поставщики с долей товаров в категории такой-то более чем 20%»).
· порядок рассмотрения коммерческих предложений и принятие решения о начале переговоров с потенциальным/действующим поставщиком (это перечень требований к компании поставщику, несоответствие хотя бы одному из них дает основание отказаться от коммерческого предложения. Исключение делается для не больших поставщиков, предлагающих уникальную, эксклюзивную продукцию. Или, как вариант, в каждом пункте данного списка заданы пороговые значения показателей, ниже которых коммерческое предложение не принимается. Здесь следует отметить такие инструменты организации работы с предложениями поставщиков, как график договорной работы, график «отработки» категории и картина предложений. График договорной работы и график отработки категории позволяют структурировать во времени поиск, подбор поставщиков, оценку коммерческих предложений, анализ эффективности действующих контрактов. Как правило, поиск новых поставщиков привязан к отраслевым выставкам (например, в розничной торговле - это ПРОДЭКСПО (февраль) и WorldFood (сентябрь)), компания самостоятельно определяет время на рассмотрение и оценку коммерческих предложений, собранных на выставке, и поиск поставщиков другими способами. Картина предложений – это документ, в котором сравниваются несколько вариантов предложений либо по товарам-аналогам, либо по контрактам-аналогам. Количество предложений, необходимых для рассмотрения, подчиняется правилу «7-5-3». Это означает, что на каждое предложение следует рассматривать 7-5 альтернатив и, в конечном счёте, следует оставить 3 наиболее подходящие альтернативы, заключив контракты, как минимум с 2-мя альтернативными поставщиками, что обеспечит компании стабильность поставок и наличия товара.
· порядок ввода новых поставщиков, критерии отбора – кто, в каком порядке и на основании каких критериев принимает решение о вводе нового поставщика, описывается процедура проведения оценки и порядок отбора критериев, определения их весов для каждой товарной категории.
· регламент введения сведений о поставщике и товаре в информационную систему (кто и в какой форме заносить данные в информационную систему, передает данные в бухгалтерию, отдел безопасности; какие именно документы необходимо запрашивать у поставщиков при заключении договора – копии устава и учредительных документов, прайс-лист, каталоги, технические данные о товаре, сертификаты и пр.).
· порядок и процедура оформления заказов (в какой форме составляются и каким образом отправляются заказы поставщику (бланк заказа, устная или письменная форма, как происходит подтверждение заказа).
· порядок и процедура ведения балансов и оплаты счетов ( как происходит сверка балансов с поставщиками, что делать в случае расхождения данных, как подаются данные для оплаты, в какие отделы и сроки, расстановка приоритетов и пр.).
· порядок ввода поставщиков или пересмотр действующих договорных соглашений (изменение статуса или сокращение объема поставляемого товара, описание причин, по которым прекращаются отношения с контрагентом (снижение качества продукции, увеличение числа рекламаций и возвратов, срыв поставок, ввод альтернативных поставщиков с более выгодными условиями и пр.).
· описание процедур и порядок работы с рекламациями (что считается бракованным товаром и относится на счёт поставщика, какие методы рекламации могут применяться (возврат, замена, полная или частичная компенсация, бонус на брак и пр.), порядок действий менеджера по закупкам в каждом случае).
· регламент подготовки и проведения переговоров (что считается результативными переговорами, какова процедура подготовки к ним, кто участвует в переговорах, регламент посещения контрагентами предприятия, форма одежды при переговорах, форма фиксации договоренностей – протокол переговоров
· регламент взаимодействия с поставщиками на выставках, приглашение их на презентации, корпоративные праздники и прочие мероприятия (бюджет на подобные встречи, порядок получения и отчётности за денежные средства, ответственный).
· регламент и порядок оформления командировок (сумма командировочных расходов, порядок обоснования командировки и возможные цели, порядок отчета по командировке, финансового в том числе).
· этические моменты в отношении поставщиков (отношение в компании к попыткам подкупа, откатам, что считается коммерческим подарком, понятие коммерческой информации и тайны).
Для написания этого положения необходимо прописать все значимые бизнес-процессы и регламенты, касающиеся работы с поставщиками. (опубликовано в журнале "Менеджмент сегодня", декабрь 2013 №6)